Derrière la notion d’événementiel se cache une multitude de formats (petit-déjeuner, soirée de lancement, gala, conférence, salon, atelier de formation etc.) à choisir en fonction de votre cible et de vos objectifs. Ces manifestations incitent à trouver des temps dans l’année pour remettre l’humain au cœur de la relation client en abordant directement votre public. Que ce soit pour faire connaître votre entreprise, développer votre notoriété ou créer une communauté d’ambassadeurs, l’événementiel permet de créer un lien fort et réel entre votre marque et votre cible (employés, clients, prospects ou partenaires).
Face aux contraintes de temps et de budget, il est parfois difficile de faire les bons choix et de s’assurer qu’un événement sera couronné de succès. La réussite d’un événement repose sur un mot : ANTICIPATION. En effet, pour créer un moment convivial et inoubliable pour l’ensemble des participants, une préparation minutieuse s’impose.
Avant l'évènement
Elaborez la stratégie de votre événement
Déterminez l’objectif, le public cible ainsi que les messages que vous souhaitez véhiculer. C’est aussi le moment de définir votre budget.
Imaginez le programme complet
Choisissez le format adéquat, une thématique porteuse et des intervenants pertinents. Optez pour un lieu central et accessible. Fixez la bonne date et la bonne heure en fonction de votre cible.
Gérez avec minutie la logistique
Planifiez toutes les étapes du projet jusqu’au jour J. Distribuez les rôles à chaque acteur en interne (collaborateurs mobilisés) et en externe (prestataires et fournisseurs).
Optimisez la communication
Envoyez les invitations à une liste préalablement qualifiée et ciblée. Présentez votre événement à travers différents supports de communication traditionnels et numériques.
Pendant l'événement
Fournissez une expérience client inoubliable
Soignez la signalétique et l’accueil sur le lieu. Veillez au bon déroulé du programme en évitant tout retard. Proposez des activités inédites et mobilisez des outils numériques.
Distribuez vos supports de communication
Projetez des présentations esthétiques et marquantes. Prévoyez des cadeaux pour les participants (goodies, documentation sur votre marque ou encore codes de réduction).
Gardez le contact
Recueillez les coordonnées des participants grâce aux cartes de visites, aux enquêtes de satisfaction et à vos réseaux sociaux.
Soyez connectés
Diffusez des images et des vidéos de l’événement sur vos médias sociaux. Jouez sur l’interactivité en répondant en direct aux questions des participants et des personnes absentes.
Après l'événement
Remerciez les participants et les partenaires
Prenez le temps de remercier les personnes présentes et vos partenaires. N’oubliez pas de diffuser un compte-rendu de la manifestation.
Ancrez votre événement dans la durée
Prolongez l’événement dans le temps grâce notamment à la mise à disposition de la documentation, à la diffusion des temps forts ainsi qu’au partage d’articles de presse.
Dressez le bilan
Faites le point avec tous les acteurs. Vérifiez si vous avez atteint vos objectifs de départ. Surveillez sur le long terme les retombées médiatiques ainsi que l’impact commercial de l’évènement.